Acogida a los asistentes: Es misión del Macero acoger a los asistentes y tomar nota de aquellos conferencistas, invitados o miembros de otros clubes que acudan a la reunión (Como visita o para reponer una reunion). En el caso de los conferencistas y/o invitados tomará cuenta de quién es el Rotaract que los presenta y en el caso de que deba efectuar una presentación de los mismos recogerá sucintamente los datos personales y profesionales que entienda conveniente en cada momento. Asimismo deberá indicar a los asistentes que no sean miembros del club, el lugar en que deben ocupar asiento tomando como referencia al Presidente de la reunión, en función del cargo que ocupe a nivel distrital, de la organización rotaract, en el caso de rotaract, y de su importancia como Autoridad civil, eclesiástica, militar, etc. o de la circunstancia por la que concurra a la reunión (conferencista). Así, una vez establecido el orden de importancia (cargos en vigor, por delante de pasados y de cargos electos, etc..) se sentará alternativamente de derecha a izquierda del Presidente de la Reunión.
Pago: El tesorero deberá atender a que todos los asistentes cumplan con su deber de abono del coste que en cada club se tenga estipulado para cada reunión. Es recomendable que este abono se haga con carácter previo al inicio de la reunión a fin de que luego las gestiones de cobro no interrumpan el desarrollo de la misma.
Apertura de la reunión: a cargo del Presidente.
La efectúa el Presidente del club y en su defecto cualquier Rotaract, en orden decreciente que hubiera ocupado tal cargo con anterioridad, mediante el toque de campana o palabras de apertura.
Los asistentes, en silencio y de pié atenderán la invocación Rotaract .
Si por cualquier causa el Presidente estimara oportuno guardar un minuto de silencio, con independencia de que lo pueda hacer en el momento que juzgue conveniente, este es un buen momento pues se aprovecha el silencio natural, que con motivo del desarrollo del acto, se ha producido.
Desarrollo de la reunión:
Macero: Saluda a los asistentes e invitados y controlará el orden de las intervenciones en la reunión
Como muestra de la acogida rotaria se debe hacer una especial mención de los Rotaract y/o Rotarios de otros clubes que nos acompañan en la reunión. Si ostentan cargos a nivel distrital o de la organización rotaria, deberá atenderse a su presentación respetando normas de protocolo (aprovechemos el lugar en el que están sentados para proceder a su presentación). Igualmente se debe hacer una breve presentación de los invitados o invitarles a ellos o a quienes les presentan a realizarla y, en el caso de los conferenciantes se puede dejar la presentación hasta el momento anterior al inicio de su conferencia.
Secretario: Pedirá a los asistentes si tienen conocimiento de cualquier excusa, por viaje o enfermedad, de cualesquiera rotarios del club que no puedan estar presentes en la reunión y comenzará con todo ello a redactar el Acta de la reunión.
Presidente: Si lo estima oportuno dirige unas palabras a los asistentes y resume aquellos asuntos de interés Rotaract de los que halla tenido conocimiento durante la semana.
Formación Rotaract: Deberá atenderse en cada reunión, al menos, a 5 minutos de formación «continua» Rotaract, con el objetivo de que todos los rotarios tengan cabal conocimiento de la organización a la que pertenecen.
Informes de las Avenidas: Dependiendo de la estructura de las reuniones que halla diseñado el Presidente deberá informarse al club, con carácter periódico de las actividades y proyectos desarrollados por las distintas avenidas.
Rotaract de otros clubes: En el supuesto de presencia de rotarios de otros clubes, se les concederá la palabra, a fin de que comenten, brevemente, novedades de su club y cualquier otra cuestión que les parezca apropiada. Se procederá asimismo al intercambio de banderines de los clubes cuando procediese.
Conferencista o invitados ilustres: Una vez terminada toda la parte «administrativa» y rotaract de la reunión, se presentará debidamente a los conferencistas y se les dará la palabra. Al término de la exposición y/o debate subsiguiente se les pedirá, cuando el Presidente lo estime conveniente, que firmen en el libro de honor del Club (si poseen uno).
Puntos Libres: cualesquier inquietud, sugerencia o propuesta que tengan los Rotaractianos pueden hacerlo en este momento con el debido respeto al tiempo brindado.
Cierre: Cumplido el tiempo de la misma el Presidente señalará el término de la reunión mediante el toque de campana. Aquellos asistentes que lo deseen pueden abandonar la reunión, de cuyos eventos y circunstancias levantará acta el secretario.